Sistem Manajemen

Secara umum manajemen dapat diartikan sebagai ilmu, ketrampilan dan seni yang diperlukan untuk mengelola dan mengkoordinasi sumber daya yang ada untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan di awal. Maka dalam dunia konstruksi manajemen dapat disebut sebagai suatu teknik yang terdiri dari ilmu, ketrampilan, dan seni yang dilakukan di lingkungan proyek dalam rangka untuk mengkoordinasi antar pihak yang ada serta mengelola sumber daya proyek yang berupa. :

1. Biaya (cost).

- waktu (time).

- peralatan (machine).

- bahan (material).

2. Tenaga kerja (labour).

Masing-masing sumber daya yang ada tidak bisa dikelola secara sama karena masing-masing memiliki suatu karakter khusus, sebagai contoh pengelolaan peralatan proyek tidak mungkin dapat diterapkan pada pengelolaan tenaga kerja karena tenaga kerja adalah sekumpulan manusia yang tentunya memiliki karakter sosial yang bermacam-macam, berbeda dengan pengelolaan peralatan yang merupakan benda mati. Proyek dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian aktivitas yang bersifat khusus untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang dibatasi oleh waktu dan sumber daya yang terbatas. Rangkaian aktivitas ini dibatasi oleh tiga variabel proyek, yaitu waktu (Time), mutu (Quality), harga (Cost) dan Kesehatan Keselamatan Kerja (Health Safety Enviromental). Kegiatan-kegiatan ini menghasilkan suatu output, baik software (design), maupun hardware (pelaksanaan fisik). Tujuan dari diadakannya suatu manajemen dalam lingkungan proyek yaitu agar pelaksanaan proyek tersebut :

- Tepat biaya.

- Tepat mutu / kualitas.

- Tepat waktu.

Adapun yang berlaku dalam perencanaan proyek adalah :

1. Tahap perencanaan ( Planning )

Tahapan ini merupakan awal dari pekerjaan konstruksi yang merupakan suatu konsep perencanaan proyek. Pada tahap ini meliputi gagasan dasar kemudian ditindak lanjuti dengan survey, identifikasi dan studi kelayakan yang mencakup aspek-aspek teknis, ekonomis, lingkungan dan lainnya. Pada tahapan ini pihak yang ikut terlibat aktif adalah pemilik proyek dan dapat dibantu oleh konsultan perencana. Adapun hasil dari tahapan ini adalah :

- Gagasan dan ide.

- Hasil dari studi kelayakan dan Analisa Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL)

2. Tahap Perancangan ( Design )

Dalam tahap perancangan, yang dilakukan setelah tahap perencanaan selesai, dibagi menjadi beberapa tahap sebagai berikut :

- Tahap pra-perancangan, mencakup kriteria desain, skematik desain, dan estimasi anggaran secara global.

- Tahap pengembangan rancangan, yang merupakan pengembangan dari tahap pra-perancangan dengan melakukan perhitungan-perhitungan yang lebih detail, seperti perhitungan desain, gambar detail, outline spesifikasi, dan estimasi anggaran secara rinci.

- Desain akhir dan penyiapan dokumen pelaksanaan yang merupakan akhir dari tahap perencanaan.

Hasil dari tahap ini berupa gambar koordinasi, gambar detail, spesifikasi, syarat-syarat umum administrasi dan peraturan umum.

3. Tahap Pelelangan ( Procurement )

Tahap ini meliputi pengadaan jasa konstruksi dan pengadaan jasa pengawasan atau supervisi konstruksi.

4. Tahap Pelaksanaan ( Construction )

Tahap ini merupakan tahap pelaksanaan hasil perancangan, dilakukan setelah ada Surat Perintah Kerja (SPK) dan dilanjutkan dengan penandatanganan kontrak baru SPK. Pekerjaan pelaksanaan ini meliputi perencanaan kegiatan di lapangan, pengorganisasian dan koordinasi sumber daya serta pengendalian proyek yang bertujuan menghasilkan pekerjaan yang tepat waktu, biaya, serta memenuhi mutu yang disyaratkan.

5. Tahap Test Operasional ( Commissioning )

Tahap ini merupakan pengujian terhadap fungsi masing-masing bagian sehingga bangunan dapat dioperasikan.

6. Tahap Pemanfaatan dan Pemeliharaan ( Operational and Maintenance )

Dalam tahap ini hasil dari suatu proyek sudah dapat dimanfaatkan dan diperlukan juga adanya pengeluaran biaya untuk pemeliharaan.

Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tangungjawab yang dilakukan secara bersamaan (overlapping). Apabila fungsi-fungsi manajemen proyek dapat direalisasikan dengan jelas dan terstruktur, maka tujuan akhir dari sebuah proyek akan mudah terwujud, yaitu:

- Biaya pelaksanaan relatif lebih hemat dan ekonomis.

- Time Schedule proyek yang tepat waktu.

- Kualitas dan kuantitas proyek yang sesuai dengan rencana.

- Tercapainya K3 yang baik.

- Tidak adanya masalah sosial dengan lingkungan sekitar.